Tuli-planning

La settimana scorsa vi ho raccontato quanto sia stato fondamentale, nell’organizzare il mio lavoro, iniziare dando respiro al tempo libero (QUI). Oggi vi racconto invece come organizzo il mio flusso di lavoro su base quotidiana, settimanale, mensile ed annuale. Perciò preparatevi perchè quello di oggi sarà un post un po’ lungo, ma le cose da dire sul planning sono tante!

Le parole d’ordine per me sono due: SPAZIO e CARTA

Ho passato anni pensando che fosse più pratico, comodo, maneggevole, economico ed anche ecologico consumare poca carta, preferire le app ai quaderni, ridurre lo spazio, e concentrare tutto in uno stesso posto anzichè in mille fogli volanti. Ma non mi son mai trovata bene, non mi ricordo di usare le app, le icone promemoria che appaiono sullo schermo del telefonino mi infastidiscono, scrivere tutto appiccicato in un’agendina mi avvilisce.

Perciò, da poco più di un anno, lo spazio che mi serve, me lo prendo tutto. Come vi ho detto anche la settimana scorsa, non pretendo di insegnare niente. Dopo tanti fallimenti ed errori, ho semplicemente confezionato un sistema adatto alla mia personalità e alle mie esigenze, tenendo per me solo i consigli che mi calzano bene.

LE MIE ARMI:

1. L’agenda giornaliera a spirale e con inizio a settembre. Mi servono pagine grandi in cui scrivere tutto: cose di lavoro, di famiglia,  il menù e la lista della spesa, idee da fissare per non perderle. Ora sto usando quella di Mr Wonderful (questa), ma siccome ho anche l’Insplagenda (questa) vorrei provare ad usarla l’anno prossimo.
2. I quaderni. Me li porto sempre dietro, stretti all’agenda con un elastico. Ne ho uno per appuntare tutti i miei progetti per il futuro: idee per nuove collezioni o personaggi, possibili argomenti per il blog, bozzetti, ispirazioni. Un secondo per tenere in ordine il Tuliamiche Special Club. Infine un terzo dedicato alla newsletter. Ve l’ho detto che ho bisogno di spazio!
3. I moduli degli ORDINI TULIMAMOSI. Quando mi arriva un ordine, compilo un modulo che mi ha preparato il Tulimarito. Contiene i dati necessari alla spedizione, le richieste, le personalizzazioni, il metodo di pagamento, il totale incassato (così poi ho tutto pronto anche per compilare le ricevute). Sul retro posso disegnare, fare bozzetti, appuntarmi qualche specificazione particolare. Questi moduli, li tengo tutti insieme con una graffetta e li metto in ordine di arrivo, che sarà poi anche l’ordine in cui realizzerò le richieste, salvo diverse esigenze o urgenze.

IL BIG EVENT

Questo me l’ha insegnato Gioia Gottini al retreat sul planning (ne parla qui, per esempio) . Il Big event è l’evento più importante che vuoi realizzare nel corso dell’anno. Siccome è BIG (per impegno, per durata, economicamente…), è bene fissarlo presto e pensare a tutti i passi necessari per realizzarlo. Il mio Big Event quest’anno è stato il Tuliamiche special club. Prima ho definito l’idea, mi sono impanicata ben bene pensando che sarebbe stato un flop, mi son detta che volevo farlo lo stesso. Poi ho deciso un momento abbastanza libero in cui potevo dedicarmi al lancio. Mi sono preparata al lancio, l’ho lanciato, è stato un successo! (e l’anno prossimo si ripeterà, perciò se vuoi far parte del club iscriviti QUI alla mia newsletter perchè lì darò l’annuncio in anteprima). Tutto il resto dell’anno è servito per organizzare le Tulibox, prepararle, spedirle… un bellissimo impegno! Sono una fan del Big Event per due motivi:

1. Ti aiuta a mantenere il focus;
2. Ti spinge a pensare in grande.

 

COME ORGANIZZO I TRIMESTRI

Sempre al retreat sul planning con Gioia ho imparato a suddividere l’anno in trimestri e a programmare, per ogni trimestre, eventuali eventi minori, gli impegni già previsti (un corso, una fiera) e gli step per il Big event. Si tratta di prendere un foglio, dividerlo in quattro quadranti, uno per trimestre, e segnarsi le cose più importanti. Il mio foglio è un po’ strambo, perchè ve l’ho detto che preferisco fare le cose a modo mio. Innanzitutto il primo trimestre del mio anno non è gennaio-marzo, ma settembre-dicembre, che poi è un quadrimestre, perchè per me è settembre il vero Capodanno e perchè ottobre-novembre-dicembre sono praticamente un unico grande impegno che va sotto il nome di “adorabile frenesia natalizia”. Poi ci sono: gennaio-marzo, aprile-giugno e il bimestre estivo luglio-agosto, perchè l’estate è un momento tutto diverso, in cui i figli sono a casa, ci sono le vacanze e gli ordini calano, perciò ho tempo per partorire nuove idee e… programmare l’anno nuovo alle porte! Devo dirvi che riempio molto poco i miei trimestri, perchè tanto lo so che, se ambissi a fare molte cose, finirei per sentirmi sovraccarica col risultato di bloccarmi.

Un esempio di evento minore

Quest’anno volevo togliermi una curiosità che avevo da tempo: volevo provare a lanciare una capsule collection e l’ho fatto con Il tondo e le righe. Ma sapete che vi dico? Mai più capsule collection! Anche se vi è piaciuta ed è andata esaurita, è davvero faticoso progettare una nuova linea, darle corpo e struttura, cercare al suo interno varietà ed unicità e poi farne solo pochi pezzi! Ho imparato che, facendo tutto da me, è molto meglio pensare a collezioni continuative, altrimenti c’è troppo lavoro e troppo poco tempo per raccoglierne i frutti. Per reazione quindi, durante l’estate (in quei due mesi che sembrano fatti apposta per partorire nuove idee), ho pensato a qualcosa di diverso, ed è nata Jardin des TULIeries, che state amando moltissimo, come la amo io, e che si prepara a crescere e ad essere sempre più bella.

In tutto questo, ho appreso anche un’altra lezione importante: è preziosissimo fermarsi a fare un bilancio. Com’è andata? Cos’ha funzionato e cosa no? Cosa posso migliorare, cambiare, eliminare, aggiungere?

COME ORGANIZZO I MESI

Niente, non li organizzo. Se so che c’è qualcosa di importante o diverso dal solito quel mese, allora sì, faccio mente locale e pianifico come muovermi (per esempio settimana scorsa sono stata a Torino per il Jurassic Workshop e oggi vado a Bologna per tenere un altro workshop e delle consulenze con la Colibrì Academy).

Ma mediamente tendo a non esagerare nel fissare impegni, perchè lo so come son fatta, so che in qualche momento mi verrà un’idea improvvisa che mi metterà il pepe addosso. E se sentirò che E’ GIUSTA, devo avere lo spazio per realizzarla. Sono consapevole che essere istintiva è una mia caratteristica, positiva o negativa non lo so, forse entrambe le cose, ma è un fatto e pianificare meticolosamente mi inquieta un po’ tantino:

COME ORGANIZZO LE GIORNATE E LE SETTIMANE

Alla domenica sera, a letto, mi son ritagliata un’abitudine e me la godo un sacco. Mi prendo la mia bella agenda e le mie penne colorate (queste) e faccio il planning di tutta la settimana, giorno per giorno. Aiutandomi coi moduli tulimamosi, mi segno quali lavori commissionati realizzare in quale giorno, prevedo anche il tempo che mi ci vuole per il packaging (che, essendo molto curato, ne richiede parecchio), il tempo che mi occorre per ordinare le spedizioni e per rispondere alle email. Fisso il giorno dedicato alla scrittura (del blog, della newsletter, di qualche email impegnativa). Aggiungo gli appuntamenti familiari, quelli personali e il menù di ogni giorno, così posso compilare contemporaneamente anche la lista della spesa. Se c’è qualcosa di super super importante, mi aggiungo un promemoria sul cellulare. Di solito stabilisco anche in quale o quali giorni passerà il corriere a ritirare le spedizioni, che però non sono fissi, perchè le settimane non sono mai uguali e mi trovo meglio mantenendo una buona flessibilità. Non riempio mai troppo le giornate, perchè capitano spesso imprevisti o contrattempi: un lavoro che richiede più tempo del previsto, un’urgenza, un’emergenza. Per questo motivo mi tengo anche sempre due mezze giornate in cui non fisso nulla, perchè così ho lo spazio per ficcarci dentro le cose che non avevo previsto. Il risultato di questa mezz’oretta passata a programmare sia gli impegni sia i vuoti, è che non arrivo quasi mai a fine giornata con la sensazione di essere rimasta indietro.

BLOG PLANNING

Non ho mai programmato i post del blog fino a circa nove mesi fa. Sì sì, lo so, non diete niente, lo so che bisogna farlo! Ora invece mi sono organizzata così. Nel quaderno dei progetti per il futuro ho dedicato al blog qualche pagina. Alcune servono per appuntarmi idee estemporanee, altre invece sono dedicate alla pianificazione. Scrivo la data in cui voglio pubblicare un post e l’argomento che voglio trattare, con un titolo approssimativo. Cerco di pianificare di tre mesi in tre mesi. Non essendomi abituata a programmare in questi anni, non seguo mai alla lettera la pianificazione. Diciamo che la seguo al 50%. Di solito sposto, scambio, modifico, aggiungo e cancello. Ma ho realizzato una cosa importante. Se mi scrivo ciò di cui voglio parlare (prima o poi), una parte del mio cervello inconscio inizia ad elaborare quell’argomento. A volte resta sospeso in una nebulosa, a volte invece mi accorgo che diventa man mano più chiaro. E quando mi accingo a scrivere, vado molto più veloce. Perciò, il mio consiglio è: provateci!

E il batching?

Di batching avrete sicuramente sentito parlare. Si tratta di dedicare un giorno al mese unicamente alla scrittura, in modo da scrivere in un unico giorno più post per il blog e magari anche la newsletter. Così poi per un mese non ci pensi più. Ci ho provato, ma non è un metodo che va bene per me. Scrivo post troppo diversi tra loro, in cui cambiano molto non solo gli argomenti, ma anche il tono narrativo. E il tono narrativo è molto legato all’emozione. A volte scrivo post pratici come un tutorial (qui), a volte post molto poetici (come qui), altre volte post entusiasti (come qui). Nella vita quotidiana mi capita di variare umore nel corso di un’unica giornata, ma non riesco a farlo a comando. E siccome ho bisogno di calarmi emozionalmente in quello di cui scrivo, e non sono in grado di passare da uno stato d’animo all’altro di ora in ora, per me scrivere tanti post diversi in un solo giorno non è fattibile. Ecco perchè dedico un tempo a settimana alla scrittura.

E se non riesco a fare tutto?

Pazienza, prevedo i tempi vuoti apposta, e immancabilmente si riempiono!

E se tutti questi bei piani vengono stravolti?

Pazienza, ho sempre faticato a programmare, preferendo l’improvvisazione, perciò sto nel mio elemento naturale: il caos!